電子郵件(Outlook Express)

認識電子郵件地址

為了確保電子郵件能寄到對方手中,因此正確的電子郵件就非常重要了。一個正確的電子郵件地址如下所示:

正確的電子郵件需具有「收件人帳號」與「收件人主機位址」
 

 

 

 

 

 

 


電子郵件地址分為二部分,收件人帳號及收件人主機位址,中間以”@”(唸作at)符號連接起來,每一個電子郵件地址的產生都是經由一定的步驟所產生,由ISP(Internet Service Provider)所決定,因此在Internet上,每一個正確的電子郵件地址都是獨一無二的。在人的世界裡地址可能有一個以上,例如戶籍地址、通訊地址。當然您也可已透過不同的ISP取得一個以上的電子郵件地址。

電子郵件伺服器

電子郵件地址分為二部分,收件人帳號及收件人主機位址。收件人主機是比較通俗性的說法,專業性的術語稱之為外寄郵件伺服器(以Windows 98中文版為翻譯標準)。

一般的郵件都是請郵局來替我們收信及送信。電子郵件雖然沒有真正的郵局,但是也是需要有『郵局』的角色來替我們收信及送信。這個扮演『郵局』的角色就是所謂的電子郵件伺服器了。電子郵件伺服器又分為外寄郵件伺服器-SMTP(Simple Mail Transfer Protocol)以及內送郵件伺服器-POP3(Post Office Protocol 3)。在通常的情況下,外寄郵件伺服器(SMTP)以及內送郵件伺服器(POP3)是指同一台Internet主機,但是也並非完全是如此。例如有一個學生的電子郵件地址:

s18901001@ym.edu.tw

則將其SMTP以及POP3伺服器主機位址都設為mailsrv1.ym.edu.tw

注意:

啟動Outlook Express

IE中電子郵件所使用的程式是Outlook Express。如果不是的話,請進入IE,執行【檢視】/Internet選項】。

上述文字說明圖示

出現Internet選項對話視窗,請按程式標籤,然後執行下列設定。

上述文字說明圖示

啟動Outlook Express的方法有三種:

(1)執行【開始】/【程式集】/Internet Explorer/Outlook Express

上述文字說明圖示

(2)在桌面上對著Outlook Express圖示按滑鼠左鍵二次。

Outlook Express圖示

(3)在桌面上的狀態列對啟動Outlook Express圖示按滑鼠左鍵二次。

桌面開始圖示

進入Outlook Express,您可以看到以下的視窗:

上述文字說明圖示

我們可以先執行閱讀郵件來看看Outlook Express有何功能。先在閱讀郵件圖示上按滑鼠左鍵一次:

當第一次進入閱讀郵件,Internet Explorer的連線精靈會幫助我們設定相關參數。進入Outlook Express的收件匣視窗,您會看到您已經有二封信了。

上述文字說明圖示

這二封信有一封是介紹Outlook Express的安全性功能介紹;另外則是一封歡迎信,歡迎大家使用Outlook Express。您要讀任何一封信,只要在信件標題區點一下信的標題,就可以開始閱讀那一封信了。

我的第一封電子郵件

現在開始來寫第一封電子郵件,心情很緊張吧!可是要寫給誰呢?寫給自已吧!有沒有搞錯?不用驚訝!寫給自已是一種測試您各項電子郵件的設定的好方法。寫給自已可以測試您電子郵件地址有無錯誤,如果錯誤您就收不到信。

請您按工具列的新郵件新郵件圖示鈕,可以開啟新郵件對話視窗。

其欄位說明如下:

收件者:收件人的電子郵件地址。

副本抄送:同一份電子郵件可同時寄給數個收件者,除了收件者之外,其餘的收件者的電子郵件地址在此輸入。收到副本的人知道彼此都有收到這份電子郵件。

密件副本:您必須先取得數位ID才能傳送密件副本。收到密件副本的人並不知道彼此都有收到這份電子郵件。

主旨:寫這封信的目的,也可以說是這封信的大綱。

請依照下圖輸入你的第一封電子郵件。

輸入處圖示上述文字說明圖示

輸入完信件之後按傳送鈕,不用貼郵票就可以把這封郵件送出去了,而且比快遞郵件更快,非常的方便。

電子郵件傳送出之後又回到收件匣視窗,經過一會兒之後,您按傳送及接收鈕,Outlook Express就自動到您的郵件伺服器去檢查您是否有新的郵件?如果郵件伺服器裡有新的郵件,信件標題區內就會顯示出新郵件的標題。您就可以閱讀該封郵件了。

當您按傳送及接收鈕之後,若是有新的郵件,在螢幕右下角會出現〞您有新的郵件〞的圖示。

上述文字說明圖示

 

撰寫一封有聲有色的電子郵件

在上一節,筆者已經示範如何撰寫一封純文字式的電子郵件了。在多媒體大行期道的今天,如果電子郵件只能傳送文字,那未免也太遜了!所以接下來筆者要來示範如何來撰寫一封有聲有色的電子郵件。

對了我的好友阿美這次大學聯考考取心目中理想的大學,趕快寫封電子郵件祝她金榜題名。

Step1

進入Outlook Express,按撰寫郵件圖示,開啟新郵件對話視窗。

Step2

請依照下圖輸入。

光是用文字太簡單了,不如寄給她一張圖片以資慶祝吧。

Step3

按工具列的插入附加檔案鈕或者執行【插入】/【附加檔案】命令。

上述文字說明圖示

Step4

開啟插入附加檔案對話視窗,請選擇檔案所在的資料夾,然後再選擇要附加的檔案。

上述文字說明圖示

Step5

再按附加(A)鈕就將這個檔案附加在這份郵件裡。

上述文字說明圖示

Step6

為了來體驗一下收到附加檔案的電子郵件,請在副本抄送欄裡輸入自己的電子郵件地址。

上述文字說明圖示

Step7

按傳送鈕,就可以把這份電子郵件寄出了。

如果您要附加二個以上的檔案,只要重複步驗35即可。同樣地,如果要附加其他多媒體格式的檔案也是採取相同的步驟。不過請注意:通常大部分人的電子郵件信箱容量都有限制,大約為2MB~10MB不等,所以不要附加太大的檔案或是附加太多檔案,以免收件人的電子郵件信箱滿了,而不能再接收其他的信件。

 

收到具有附加檔案的電子郵件怎麼辦

電子郵件可附加的檔案格式有許多種,如果附加的檔案的格式是BMPJPGGIF等格式的圖形檔就會直接顯示出。

上述文字說明圖示

但是附加的檔案是一個midi音樂檔或是不能直接顯示的檔案,那就要您自己決定附加的檔案是直接開啟,或是先將附加檔案存至自己的磁碟,然後再開啟。

對信件內容區右上角的迴紋針圖示按下滑鼠左鍵一次,會顯示出這封電子郵件所有的附加檔的檔名,請選擇不能直接顯示的附加檔。

上述文字說明圖示

開啟『開啟附加檔案警告』對話視窗。

上述文字說明圖示

如果您核選開啟,就會直接開啟該檔案。若是核選存到磁碟,就會存到您的磁碟機裡。

回覆電子郵件

如果您閱讀完他人寄來的電子郵件,想要回信,您可以直接按工具列的回覆作者鈕,會看到以下視窗:

回覆說明箭頭

收件者及主旨欄會自動顯示

 
上述文字說明圖示

對方寄來信的內容已經引入在回覆信件裡了。而且您會發現收件者欄以及主旨欄也會自動顯示,您只要輸入回覆的內容,輸入完畢之後,按傳送鈕,寄出郵件,回信的工作就完成了。

如果您回覆信件時不想引入原來信件的內容,只要執行【工具】/【選項】選項,按傳送標籤,將原本核選的『回覆時,保留信件的內容(C)』,取消核選即可。

上述文字說明圖示

另外,在工具列裡有一個全部回覆鈕,此鈕的作用是當您不是唯一收到這份電子郵件的人時,也就是還有其他的收件人。按此鈕回覆信件,不僅是回覆作者,也將回覆的內容傳送到其他的收件人。

轉寄電子郵件

如果您收到電子郵件之後,想把電轉寄給某人(這個人不是該電子郵件的收件或是副本抄送),就可以直接案工具列的轉寄郵件鈕。

上述文字說明圖示

對方寄來信的內容已經引入在回覆信件裡了,而且您會發現主旨欄已經自動顯示,您只要輸入收件者的電子郵件地址以及回覆的內容,輸入完畢之後,按傳送鈕,寄出郵件,轉信的工作就完成了。